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Wie führe ich erfolgreich ein virtuelles Meeting durch?

Tipps & Tricks für ein erfolgreiches, virtuelles Meeting

Sie erhalten hier Tipps & Tricks wie Sie in der aktuellen Situation sowie in Zukunft erfolgreich virtuelle Meetings planen und durchführen können. Zudem erhalten Sie eine Übersicht sowie Anleitungen für Kommunikationsprogramme, welche bereits bei TÜV NORD vorhanden sind.

Virtuelle Meetings haben den Vorteil, dass sie häufig deutlich effektiver sind und dadurch schneller zum Ziel führen.

 

Tipp #1: Planen Sie das virtuelle Meeting

Zu allererst ist es wichtig, dass Sie sich überlegen welches Programm Sie nutzen wollen. Wollen Sie eine Videokonferenz machen und dabei Ihren Bildschirm teilen? Dann ist WebEx oder Skype die richtige Wahl.

Stellen Sie sich die Frage was, mit wem und wie Sie etwas besprechen wollen. Grundsätzlich decken WebEx und Skype die meisten Anforderungen ab. Hier finden Sie eine Übersicht von verfügbaren Kommunkationsprogrammen beim TÜV NORD. Zudem haben wir Ihnen hier Anleitung zur Einrichtung der Programme bereitgestellt.

Achten Sie auf die Uhrzeit Ihrer Terminwahl bei internationalen Meetings. Mit diesem Tool sehen Sie die Uhrzeiten Weltweit.

Setzen Sie einen Termin fest und laden Sie die notwendingen (!) Teilnehmer ein und teilen Sie die Einwahldaten für den Meetingraum mit.

Tipp #2: Testen Sie vorab Ihre Hardware sowie die Verbindung

"Hören Sie mich?" ist wohl die häufigste Begrüßung bei Video- und Telefonkonferenzen. Um dies zu verhindern empfehlen wir Ihnen Ihre Hardware sowie Ihre Internetverbindung vorab zu testen und ggf. einzustellen, sodass Sie dies nicht erst nach Beginn des Meetings tun müssen.

Tipp #3: Achten Sie auf die Umgebung und Ihr Auftreten

Sorgen Sie dafür, dass Sie während des Meetings ungestört sind. Nebengeräusche o.ä. stören Sie und die Teilnehmenden und sorgen oftmals für Frustration. Achten Sie zudem auf eine ordentlichen Umgebung sowie ein gepflegtes Äußeres, etwa so, wie Sie gewöhnlicherweise auch zu normalen Meetings erscheinen würden.

Tipp #4: Bestehen Sie auf eine Videoübertragung, wenn möglich!

Sofern technisch möglich, sollten Sie bei allen Teilnehmenden auf eine Videoübertragung bestehen. Dies bringt viele Vorteile mit sich, die auch in einem "normalen" Meeting vorhanden wären. Durch eine Videoübertragung fühlen sich die Teilnehmenden stärker eingebunden, weil die Mitglieder die Emotionen und Reaktionen der anderen sehen können, was den Raum sofort menschlicher macht. Sie sind nicht mehr nur Stimmen über eine Telefonleitung, sondern es fördert aktiv die Interaktion!

Tipp #5: Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen!

Um, vor allem bei virtuelle Meetings mit einer großen Anzahl an Teilnehmenden, störende Nebengeräusche oder Echos zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen Ihr Mikrofon auf Stumm zu schalten, wenn Sie gerade nicht sprechen.

Tipp #7: Achten Sie auf die Zeit

Achten Sie auf die Zeit und versuchen Sie das Meeting und die Teilnehmenden effektiv durch den zeitlich begrenzten Termin zu führen. Unnötig aufkommenden Diskussionen können Sie auf einen anderen Zeitpunkt verschieben und eventuell in einem kleineren Kreis führen. Wenn Sie eine Agenda haben, stellen Sie diese vor und sorgen Sie dafür, dass diese von allen Teilnehmenden eingehalten wird.

Wir unterstützen Sie – unterstützen Sie auch uns!

Teilen Sie Ihr Wissen, Ihre Ideen, Ihre Tools mit Kolleginnen und Kollegen, um so einen aktiven Beitrag zur gemeinsamen Zukunftsgestaltung der TÜV NORD GROUP zu leisten. Bei Fragen, Feedback und Anregungen stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.